Dentro de una institución de cualquier índole se deben seguir ciertos lineamientos a nivel gerencial y profesional donde tienen lugar una serie de procesos implementados y proyectados de manera explicita a todo los niveles, áreas e individuos que conforman esa institución, ya que dichos procesos se interrelacionan de forma continua siendo éstos dinámicos y cíclicos con la meta que la institución sea productiva y cumpla los objetivos propuestos, a continuación se expondrán dichos lineamientos que favorecen dentro de una institución la toma de decisiones y la realización con eficiencia y eficacia de todas las funciones que ejercen un grupo de personas dentro de una organización siempre enfocado al logro de metas ya sea a corto mediano o largo plazo.
Procesos gerenciales o administrativos.
La gerencia es un proceso integral representado por ciclos de actividades conformados a su vez por subprocesos que, aun siendo de índole variada, mantienen una cercana interdependencia e interrelación central entre sí.
Autores como Coulter y Stephen (1999); Chiavenato (2000); Certo (2001); Azuaje (2005); concuerdan en establecer que tales subprocesos formantes del proceso gerencial son: planear, organizar, dirigir y controlar; esta fusión armónica forma y construye el proceso gerencial o administrativo el cual es móvil y ninguna función está aislada, por el contrario, son parte integral del llamado “proceso gerencial”.
- Planificación:
Toda organización sin importar su propósito, índole o naturaleza está formada por un conjunto de elementos y recursos (físicos, intelectuales, financieros, tecnológicos entre otros) que necesitan ser armonizados, la planificación actúa como puente entre lo que se quiere (o desea ir) y se tiene (o se está).
Chiavenato (2000), considera que las organizaciones deben planear para así poder alcanzar sus objetivos, afirma que la planificación ayuda a la organización a adaptarse a los cambios, identificar oportunidades y predecir imprevistos. El mismo autor también refiere que ésta determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse; así como, los planes y estrategias se deben establecer para alcanzarlos.
“La planeación implica tomar decisiones en forma sistemática acerca de las metas y actividades que un individuo, un grupo, una unidad de trabajo o toda la organización perseguirán en lo futuro” (Bateman y Snell, 2005, p.15).
- Organización:
Para Azuaje (2005), organización consiste en la creación de estructuras que permitan determinar las jerarquías necesarias y agrupar las actividades, con el objeto de simplificar las mismas, así como sus funciones dentro de la unidad.
Certo (2001), dice que el propósito fundamental del proceso de organización es “mejorar” el alcance de las metas del sistema administrativo general. El “mejorar” conduce a establecer mecanismos organizacionales novedosos y por sobre todas las cosas acordes a las exigencias del medio en el que la entidad organizativa se desenvuelve. - Dirección:
Para Münch y García (2008, p.160), la dirección es la etapa del proceso gerencial en donde “se ejecutan los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión”.
Azuaje (2005, p.60) establece que: “en todo proceso de dirección se destaca un compromiso básico del directivo, que consiste en obtener energía positiva de subordinados y orientarla hacia la obtención de las metas comunes de la organización. - Control:
Consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa (Stephen y Coulter, 2005).
Por su parte Certo (2001), enuncia que el control consiste en un esfuerzo sistemático de comparar el rendimiento con los estándares, planes u objetivos predeterminados, con el fin de identificar si el rendimiento va en función a ellos, y si no es así, aplicar los correctivos necesarios.
- Evaluación:
Permite medir los resultados, y ver como éstos van cumpliendo los objetivos planteados, también obtener evidencias (medición) que permita juzgar (juicio) el grado de logro (congruencia) de los objetivos de aprendizaje, sirve como fuente de información para la toma de decisiones, además es una actividad permanente y flexible, cada vez más científica.
Estudiosos de este tema como Claire Guinchat y Michael Menou cuya obra ha sido altamente valorada en especial por la UNESCO, consideran que la tarea de evaluación es: ”... una investigación que formula su hipótesis y sus objetivos, define los fenómenos que hay que analizar, agrupa datos por diferentes vías (documentos, observación, medición, entrevistas, etc.) los analiza y deduce de ellos conclusiones”. (Guinchat. 1990, p.230). Planificación de la gerencia.
El gerente es el responsable de definir los ejes estratégicos de la institución, marcar las pautas para la obtención del uso de los recursos, coordinar, controlar el desarrollo de las operaciones y constantemente revisar las estrategias y estructuras en función a los imprevistos tanto externos (macro ambiente) como internos (micro ambiente) por lo que debe planificar para lograr las metas deseadas. De lo antes señalado, se infiere la responsabilidad gerencial como ícono impulsador del éxito, innovación y desarrollo organizacional; por lo cual, esencialmente el papel de los gerentes es el de guiar las organizaciones hacia el alcance de las metas (Certo, 2001).
Las funciones básicas de la planificación.
- Prospectiva: Se enfoca a la importancia de la visión estratégica como parte fundamental de visión de futuro organizacional. Incorpora la previsión, coherencia, unidad y reducción de la incertidumbre.
- Coordinación: Coherencia de políticas y esfuerzos para generar sinergias, concertación para garantizar participación e inclusión de todos los involucrados.
- Evaluación: El seguimiento y evaluación de los planes, programas y proyectos como labor fundamental de un modelo de gestión orientado a resultados concretos, y el establecimiento de un sistema de indicadores de desempeño (Ilpes, 2000).
La naturaleza de la planificación.
Es el proceso de determinar los objetivos y definir la mejor forma de alcanzarlos, es decir, desarrollar planes, se divide en dos partes:
- El establecimiento de los objetivos o fines de la organización que expresan los estados futuros deseados.
- El desarrollo de planes para alcanzar los objetivos fijados; un plan es un medio para conseguir las metas. es un esquema que indica de que manera se pretende obtener los fines
Requisitos para una planificación eficiente.
Considerada desde un punto de vista normativo la planificación es eficaz cuando: se instrumentaliza e implementa adecuadamente una política, todo plan es fundamentalmente un instrumento de un proyecto y cuando se realiza un plan implica un cambio efectivo y positivo.
Principios de la planificación.
- Racionalidad: se requiere el establecimiento de objetivos claros y precisos encuadrados en el contexto de la realidad. es la utilización de recursos para alcanzar no sólo una buena efectividad, sino una máxima eficiencia.
- Previsión: en los planes debe presentarse los lapsos definidos en que se ejecutarán las diferentes actividades. así mismo, se deberán prever y jerarquizar los recursos necesarios para su realización.
- Utilidad: los planes deben formar una integración orgánica, armónica y coherente a objeto de obviar la duplicidad de esfuerzos y el mal gasto de los recursos.
- Flexibilidad: los planes deben confeccionarse de manera tal que permitan su adaptabilidad a cualquier cambio que se suscite en el transcurso de su ejecución.
- Continuidad: las metas jamás deben ser abandonadas.
- Inherencia: la planificación es inherente al hecho educativo. se hace necesaria para alcanzar los fines, objetivos y metas de la educación, esto nos permitirá incremento de la calidad y su eficiencia.
Ventajas de la planificación.
Existen muchas ventajas de la planificación entre las cuales se puede mencionar las siguientes:
- Se enfocan en que todas las actividades den los resultados deseados y se logre una secuencia efectiva de los esfuerzos.
- Señala la necesidad de cambios futuros, visualiza las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible participación.
- Proporciona una base para el control, éste se ejecuta para cerciorarse que la planificación está dando los resultados buscados.
- El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso de realizar y lograr los objetivos.
- Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. se hace un mejor uso de lo que se dispone.
Planificación normativa.
La planificación normativa contiene una serie de reglamentos que se deben cumplir para la planeación de un objetivo, acordados por los miembros y terceros involucrados en la realización del mismo. Está basada en la certeza del diagnóstico y en un proceso riguroso y muy específico donde no se puede salir de los lineamientos.
Se apega a una serie de reglamentos que deben cumplirse para la planeación del objetivo. Utiliza datos cuantitativos exactos e información específica de las ideas.
Según Ozbekhan (citado por Miklos y Tello, 1999) la planeación normativa consiste en definir ideales, y a partir de esto derivar objetivos mediante el diseño de diferentes futuros deseados.
Planificación estratégica.
Es un planeamiento no normativo, basado en la participación de los agentes económicos y sociales, que se prevé generen cambios sustanciales en el futuro inmediato.
La planificación estratégica es un proceso continuo y sistémico que relaciona el futuro con las decisiones actuales en el contexto de cambios situacionales y que se expresa en la formulación de un conjunto de planes interrelacionados, permite establecer claramente la misión y valores de la organización, como principio rector es un proceso cíclico, permanente, participativo e interactivo y se centra más en el logro de metas y objetivos que en seguir normas y reglamentos.
La planificacion educativa.
Es un instrumento con el que los docentes organizan su práctica educativa articulando el conjunto de contenidos, opciones metodológicas, estratégias educativas, textos y materiales para secuenciar las actividades que se han de realizar.
La planificacion educativa implica la interacción de diversas dimensiones, por ejemplo, desde el aspecto social, hay que tener en cuenta que la escuela forma parte de una sociedad y, como tal, los cambios que experimente la trascenderán, de acuerdo a la dimensión técnica, la planeación educativa debe considerar el uso de la tecnología en la pedagogía, mientras que en cuanto a su dimensión política, debe atender a los marcos normativos existentes.
El director como gerente de la planificación escolar.
El director es la primera autoridad del centro y el responsable inmediato de administrar la prestación del servicio educativo, conforme a las normas y lineamientos establecidos por el organismo competente, es el máximo órgano de gobierno escolar, que lidera los procesos de planificación, organización, control, supervisión, evaluación y de enseñanza-aprendizaje.
La importancia de la dirección radica en que pone en marcha las directrices establecidas en la planificación y organización para el logro de formas excelentes del recurso humano y, fundamentalmente, de los objetivos educativos.
De todos los procesos que ocurren en el centro escolar, el de enseñanza-aprendizaje es el más importante, pues mediante este proceso se logran la visión-misión institucional, que es lo mismo que los objetivos educativos.
La cultura y el clima organizacional.
Cultura organizacional.
Este término se refiere a la interacción de valores, actitudes y conductas compartidas por todos los miembros de una empresa u organización. La cultura se transmite en el tiempo y se va adaptando de acuerdo a las influencias externas y a las presiones internas producto de la dinámica organizacional.
La cultura organizacional se manifiesta a través de la conducta organizacional o clima organizacional; esto no es más que la manera en la que la gerencia y los empleados individualmente o en grupos se comportan en la organización. Este factor tan importante dentro de las organizaciones influye en la conducta de los empleados.
Clima organizacional.
Según hall (1996), el clima organizacional se define como un conjunto de propiedades del ambiente laboral, percibidas directamente o indirectamente por los empleados que se supone son una fuerza que influye en la conducta del empleado.
El clima se refiere al ambiente de trabajo propio de la organización. Este ejerce influencia directa en la conducta y el comportamiento de sus miembros. En tal sentido se puede afirmar que el clima organizacional es el reflejo de la cultura más profunda de la organización, determina la forma en que el trabajador percibe su trabajo, su rendimiento, su productividad y satisfacción en la labor que desempeñan.
Elementos de la cultura organizacional.
La cultura organizacional incluye 4 elementos claves:
- Elementos ideológicos: conjunto de creencias y valores que se viven (o se desean vivir) al interior de la organización escolar; ejemplo: respeto a las culturas, vinculación con la comunidad, solidaridad, justicia, etc.
- Elementos institucionales: conjunto de normas, usos, significados y formas de enfocar el trabajo escolar. Ejemplo: estilos de trabajo, burocracia interna, tipo de liderazgos, etc.
- Elementos actitudinales: conjunto de comportamientos preferentes, estilos y posturas que tienen las personas al interior de la escuela. ejemplo: la forma de obedecer órdenes, la percepción que se tiene de la dirección, la adecuación a los horarios, etc.
- Elementos rituales: conjunto de mitos, ritos, símbolos y ceremonias propias de la escuela, que no son necesariamente compartidas por otra y que marcan una impronta especial en toda la comunidad escolar. ejemplo: el café de la mañana, los premios de fin de año, el tipo de “acto cívico”, etc.
Teoría de la cultura organizacional.
Los teóricos Edgar H. Schein, Geert Hofstede y Fons Trompenaars, ofrecen modelos que explican la cultura organizacional observando los valores centrales y los supuestos que adoptan los grupos con el tiempo.
Modelo de cultura organizacional de Edgar H. Schein: Se compone de tres capas que se acumulan unas sobre otras para explicar cómo los valores fundamentales de una cultura organizacional forma a los elementos visibles dentro de las culturas. La primera capa del modelo de Schein, se llamó "artefactos", o los elementos visibles, las estructuras organizativas y procesos que uno ve, oye y siente la primera vez que encuentra a un nuevo grupo.
La segunda y tercera capa, respectivamente, son las creencias profesadas y los supuestos subyacentes, son el corazón de la cultura organizacional, se forman con el tiempo a través de ensayo y error, ya que el grupo pone estrategias y filosofías en práctica.
La segunda y tercera capa, respectivamente, son las creencias profesadas y los supuestos subyacentes, son el corazón de la cultura organizacional, se forman con el tiempo a través de ensayo y error, ya que el grupo pone estrategias y filosofías en práctica.
Geert Hofstede: propone cinco dimensiones culturales que se encuentran típicamente en el sistema de valores de una cultura organizacional, ellos son: distancia de poder, evitación de la incertidumbre, masculinidad-feminidad, el individualismo frente a colectivismo y el largo plazo frente a la orientación a corto plazo, algunas dimensiones que Hofstede ha señalado, pueden estar profundamente arraigadas en una cultura mientras que están ausentes en otras. También son notables las diferentes maneras en que se comportan las culturas, especialmente en el lugar de trabajo.
Las dimensiones culturales de Fons Trompenaars: desarrolló un modelo que intenta explicar cómo las personas de diferentes culturas interactúan entre sí y enfrentan los dilemas, ha basado su teoría en siete dimensiones: el universalismo contra el particularismo, el individualismo frente al colectivismo, lo neutral frente a lo emocional (¿nos abstenemos de manifestaciones emocionales o no?), lo específico contra lo difuso, el logro frente a la atribución, lo secuencial frente a sincrónica y el control interno versus el externo.
Problemática educativa institucional.
Conocer la problemática de la institución educativa permitirá mejorar la calidad del servicio educativo y adecuarla a los nuevos retos que el mundo globalizado exige. La problemática de la institución educativa se puede presentar en diversas áreas y en distinto tipos de problema:
- Área pedagógica: los docentes carecen de adecuadas estrategias de enseñanza que limitan el desarrollo de las competencias-capacidades, los estudiantes presentan un bajo rendimiento académico no existe hábitos de estudio adecuados, falta de coordinación de los docentes para establecer programas curriculares adecuados que permitan optimizar el fortalecimiento de los temas transversales establecidos por la institución, falta de un adecuado programa de educación sexual que permite tomar conciencia del sentido de responsabilidad en la toma de decisiones para evitar los embarazos no deseados.
- Área administrativa: el director carece de capacidad de liderazgo para establecer un adecuado clima institucional, o establece una inadecuada coordinación con la subdirectora administrativa limitando así la calidad del servicio educativo. Existe un restringido compromiso de esta área para el cumplimiento de sus funciones, falta de una adecuada coordinación entre las subdirección del turno mañana y tarde
- Área institucional: el director cuenta con un limitado compromiso de apoyo de las instituciones de la región que permitan mejorar la infraestructura, servicios asistenciales y culturales. la Dirección de Educación establece una inadecuada coordinación para la realización de actividades regionales. Las autoridades regionales de educación brindan un escaso apoyo para estimular la dedicación y perseverancia del estudiante mediante: becas de estudios superiores, bolsas de trabajo, diplomas de reconocimiento al mérito regional y otros estímulos.
Todo proceso gerencial debe ir acompañado por la innovación, que permite transformar las ideas en productos o procesos las instituciones en este caso educativas para tener éxito en su gestión escolar y logro de metas de su planificación anual deben seguir y conllevar un proceso dinámico, participativo, cíclico y sistemático que incluye también una serie de elementos individuales, empezando por el director y terminando con el personal de limpieza. La importancia de estos procesos se refleja en conductas observables positivas, como por ejemplo, por medio de la planificación, cuando se evita el empirismo y la improvisación.
Otro elemento importante es la adaptabilidad de todo el personal o la organización para realizar todas las actividades fijadas así se presenten contratiempos y el articular todas las variables y calcular todas las situaciones planteadas adaptadas a la realidad para adecuar las técnicas y estrategias a utilizar para alcanzar la meta, ya sea a corto, mediano o largo plazo.
También es fundamental el ambiente de trabajo y la motivación para realizar el trabajo, lo cual requiere de un gerente idóneo que estimule las personas, organice, controle y obtenga los recursos humanos y materiales necesarios para el logro de sus objetivos y que a su vez delegue funciones, e incluya a todos en la planificación con el fin de unir los esfuerzos para lograr la meta, allí también deben contribuir todo el personal para crear un clima institucional donde impere la armonía e integración del ambiente de trabajo y pueda crearse la cultura de la convivencia y el trabajo en equipo para que el esfuerzo de todos sea el de uno.
Finalmente se concluye reconociendo la gran importancia de todos los procesos que intervienen en que una organización o institución no solo se mantenga a lo largo del tiempo sino que funcione y logre metas o fines positivos a adecuados a lo que se espera y siendo una institución educativa cumpla con su fin o hecho educativo.
Bibliografía.
Roman, Wilmer, De Pelekais, Cira (s/f) Curso Planificación y Gestión Estratégica de las Políticas Públicas (ILPES) santa cruz de la sierra (Bolivia).
Javier medina Vásquez (2009), Las Funciones Básicas de la Planificación. Colombia.
La Planificación, Extraído el 02 de agosto del 2014. www.monografias.com
La planificación Educativa, extraído el 02 de agosto del 2014: definición de planeación educativa - qué es, significado y concepto. http://definicion.de/planeacion-educativa
La Dirección educativa, extraído el 02 de agosto del 2014. www.monografias.com
